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Hessiche Aufsichtsbehörde: Nutzung von Freitextfeldern bei e-meld21 ist unzulässig

Wir möchten Sie heute zum Thema „Freitextfelder bei e-meld21“ informieren. Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit vertritt die Ansicht, dass die Nutzung der Freitextfelder unzulässig ist. Hierzu im Einzelnen:

„Das von der ekom21 angebotene und bei hessischen Einwohnermeldeämtern genutzte Datenverarbeitungsprogramm e-meld21 verfügt über ein Freitextfeld, welches gemeinhin als „Sachbearbeiterinformation“ bezeichnet wird. Dass ein solches Feld bei der Bearbeitung zweifelsfrei hilfreich sein kann, um beispielsweise Bearbeitungsstände oder andere bearbeitungsrelevante Hinweise zu hinterlegen, die damit auch anderen Nutzern zur Kenntnis gelangen, erscheint nachvollziehbar.

Problematisch ist diese Ausgestaltung jedoch vor dem Hintergrund der rechtlichen Bestimmungen im Bundesmeldegesetz und dem Umstand, dass das Freitextfeld, mit oder ohne Inhalte, Teil des melderechtlichen Datensatzes gemäß § 3 BMG ist. Dort sind die möglichen und rechtlich zulässigen Inhalte katalogmäßig und abschließend aufgezählt. Hieraus ergibt sich, dass hier keine weiteren Daten gespeichert werden dürfen, wozu jedoch ein Freitextfeld eine tatsächliche Möglichkeit eröffnet. Die Nutzung des Freitextfeldes ist daher abschließend als unzulässig zu betrachten.

Soweit ein Freitextfeld im melderechtlichen Datensatz tatsächlich noch Inhalte aufweist, erstreckt sich natürlich auch das Auskunftsrecht gemäß § 10 BMG auf diese Inhalte, d. h., was dort vermerkt ist, ist vorbehaltlos an den Betroffenen zu beauskunften.“

Wir empfehlen zu prüfen, ob und ggf. wie die Felder bei Ihnen genutzt werden und die Nutzung gemäß den Vorgaben der Aufsichtsbehörde einzustellen.