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Neue Informationen zum Einsatz Microsoft 365 (früher Office 365)

Die Problematik mit Microsoft 365 und  dem Datenschutz sind nicht neu.

2018 erregte eine  Datenschutzfolgenabschätzung des niederländischen Justizministeriums große  Aufmerksamkeit. In dieser wurde die Anwendung von Microsoft 365 durch  niederländische Behörden als nicht datenschutzkonform eingestuft. Microsoft wurde schnell aktiv und  präsentierte im Laufe des Jahres 2019 eine Microsoft 365 Version, die in  einer nachfolgenden Datenschutzfolgenabschätzung als datenschutzkonform  eingestuft wurde. 

Dieses Jahr ist durch die  Covid-19-Pandemie das Thema Videokonferenzen, Home-Office und damit auch die  dazugehörigen Anwendungen in den Fokus der deutschen Aufsichtsbehörden  gerückt.Im Juli 2020 veröffentlichte die  Berliner Datenschutzbeauftragte Hinweise zu Anbietern von  Videokonferenz-Diensten und damit auch zu Microsoft Teams. In ihrer  Einschätzung kam Sie zu dem Ergebnis, dass die derzeit von Microsoft  verwendeten Bestimmungen zur Auftragsverarbeitung nicht datenrechtskonform  seien.

Ebenfalls im Juli befasste sich der  Arbeitskreis Verwaltung der Datenschutzkonferenz (DSK) mit den Microsoft  Online Service Terms (OST) sowie den Datenschutzbestimmungen für  Microsoft-Onlinedienste (Data Processing Addendum / DPA). Der Arbeitskreis  kam zu dem Ergebnis, dass auf Basis dieser Unterlagen ein  datenschutzgerechter Einsatz von Microsoft 365 nicht möglich sei.

Die Meinungen zu dieser Einschätzung  gingen allerdings schon in der Datenschutzkonferenz auseinander – 9 zu 8  Stimmen. Daraufhin veröffentlichten 5  Aufsichtsbehörden (inklusive des für Microsoft zuständigen Bayerischen  Landesamts für Datenschutzaufsicht) eine Pressemitteilung zur Einschätzung  der DSK. Man sehe, wie auch die DSK, Nachbesserungsbedarf beim Datenschutz  bei Microsoft 365, die Bewertung der Arbeitsgruppe sei aber zu  undifferenziert. Man begrüße, dass eine neue  Arbeitsgruppe vom DSK zu diesem Thema eingesetzt worden sei und hoffe das in  Zusammenarbeit mit Microsoft die datenschutzrechtlichen Probleme zeitnah  ausgeräumt werden können. 

Zusammenfassend bleibt zu sagen, dass leider  immer noch keine Entwarnung beim Thema Datenschutz und Microsoft 365 gegeben  werden kann. Der Einsatz von Microsoft 365 sollte nach wie vor sorgfältig  abgewogen werden. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben können Sie mich gerne  ansprechen.

Quelle:

https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/orientierungshilfen/2020-BlnBDI-Hinweise_Berliner_Verantwortliche_zu_Anbietern_Videokonferenz-Dienste.pdf?utm_source=CleverReach&utm_medium=email&utm_campaign=Update+Datenschutz+Nr.+80&utm_content=Mailing_12088954

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/gemeinsame-pressemitteilung-zu-microsoft-office-365/

https://www.datenschutz-bayern.de/presse/20201002_365.pdf